Welkom
Hier vind je alle informatie die je als vrijwilliger nodig hebt. We willen dat je je thuis voelt bij ons en plezier beleeft aan je werk en de contacten met je collega’s. Daarom ook vinden we het belangrijk dat je altijd antwoord kunt krijgen op vragen of contact kunt opnemen als je ervaart dat iets niet lekker loopt. De persoon waar je altijd terecht kunt is je eigen coördinator.
De App’s
De Plannings-App: deze ondersteunt zowel de planning en facturering als de declaraties van alle vrijwilligers. De Plannings-App is gewoon op internet bereikbaar, je hoeft daarvoor niets te installeren. Omdat de app persoonlijke gegevens bevat krijg je een gebruikersnaam en een wachtwoord, waarmee je gegevens beveiligd zijn. Voor het gebruik van de app heb je wel een computer nodig, een desktop, laptop of tablet. Op een smartphone werkt het wel maar het is slecht leesbaar. De app heeft een uitgebreide handleiding, te vinden onder de tab ‘Help’ in de Plannings-App.
De Muziek-App: Muziekvrijwilligers kunnen desgewenst gebruik maken van een app met daarin een scala aan muzieknummers in diverse uitvoeringen. Ook deze app bevat een uitgebreide handleiding onder het tabblad ‘Help’. Ook hiervoor gelden je gebruikersnaam en wachtwoord.
Informatiemap voor vrijwilligers
Naast de informatie op de website is er een informatiemap voor vrijwilligers als .pdf die elk jaar wordt geactualiseerd. De informatiemap kun je downloaden.
Werkafspraken: hoe doen we dat?
Zoals elke organisatie, hanteren wij een aantal werkafspraken. Voor meer informatie hierover zie de pagina Afspraken (voor vrijwilligers).
Planning
De planning via de Plannings-App kent een cyclus van twee maanden met vaste stappen. Mogelijke tussentijdse wijzigingen worden altijd in de Plannings-App geregistreerd.
- Beschikbaarheid. De coördinator stuurt een bericht met de aanvragen van de komende twee maanden en vraagt je aan te geven voor welke je beschikbaar bent.We verwachten dat je dit binnen enkele dagen invult, muziekvrijwilligers pas na afstemming met hun muziekmaatje.
Het is handig om je op meer data beschikbaar te stellen dan je ingeroosterd wilt worden, dat biedt ruimte aan de coördinator om een goede planning te maken. Vooraf spreek je met je coördinator af hoeveel keer per maand je actief wil zijn. - Plannen. De coördinator stemt aanvragen en beschikbaarheid op elkaar af. Het resultaat daarvan zie je terug in de Plannings-App en het overzicht dat je krijgt toegestuurd. Het is mogelijk dit afwijkt van je opgegeven beschikbaarheid bijvoorbeeld als er meerdere personen op één datum beschikbaar zijn.
- Koffer. Zorg dat je beschikt over de afgesproken koffer.
- Bijeenkomst. Het verzorgen van de geplande bijeenkomsten.
- Overdracht. Kofferbijeenkomsten: regel de overdracht van de koffer.
- Administratief afronden. Na de bijeenkomst wijzig je de status van de bijeenkomst van ‘Gepland’ naar ‘Geweest’, vul je het aantal gereden kilometers in en maak je een kort verslagje van de bijeenkomst.
- Annulering door zorginstelling. Als een bijeenkomst niet doorgaat of is doorgegaan, wijzig je de status in ‘Geannuleerd’. Als jij de eerste bent die dit verneemt geef je dat ook door aan je coördinator.
- Annulering door jezelf. Als je door ziekte of andere omstandigheden niet in staat bent om een geplande bijeenkomst te verzorgen probeer je eerst een vervanger te vinden. Lukt dat niet, dan meldt je dat aan je coördinator. Die zal beslissen wat te doen.